La comunicazione efficace è la chiave per una carriera di successo e gratificante, ma non solo: essa supporta nel costruire relazioni interpersonali di valore.
Per migliorare le competenze di comunicazione bisogna dare una chiara definizione di questo concetto. È facile pensare: “Devo imparare a esprimere chiaramente ciò che ho da dire, e farlo in modo che le persone comprendano ciò che sto dicendo”. Questa prospettiva è però simile all’ascolto della radio, o di un podcast: è una comunicazione unidirezionale. Una persona parla e tutti gli altri ascoltano.
La comunicazione efficace, quella cioè volta a entrare in relazione profonda sia sul posto di lavoro sia nella vita privata, è più simile a una conversazione telefonica: è bidirezionale. Quando viene gestita correttamente, entrambe le persone hanno l’opportunità di parlare e di farsi ascoltare. Questo costruisce fiducia, che è fondamentale per ogni tipo di relazione.
Il principale ostacolo alla comunicazione efficace: l’ascolto
L’origine delle difficoltà nella comunicazione sta nella mancata connessione tra chi parla e chi ascolta: spesso si dialoga mantenendo ciascuno i propri significati, senza trovare una chiave comune con cui leggere l’oggetto o lo scopo della comunicazione.
La tendenza comune è quella di comunicare per far vedere che sappiamo o che abbiamo capito un concetto, ma se non si attiva l’ascolto dell’altro, non può esistere una vera comunicazione, si sta solo parlando.
Possiamo quindi sostenere che l’ascolto sia molto spesso il principale ostacolo alla comunicazione efficace, proprio perché ne costituisce la base.
Ascoltare l’interlocutore è il primo modo per entrare in connessione con lui: ci permette di osservare il mondo con i suoi occhi e di costruire una comunicazione che quella persona sia in grado di comprendere e fare propria.
“La ragione per cui abbiamo due orecchie e una sola bocca è che dobbiamo ascoltare di più, parlare di meno.” Zenone
Cosa significa ascoltare attivamente
Ascoltare non significa attivare l’udito. Prescinde dalla funzione fisica: la trappola dell’ascolto è quella di riflettere sull’altro i nostri schemi mentali, i pregiudizi e le esperienze. In altre parole: il nostro modo di vedere il mondo condiziona il modo in cui comunichiamo con le altre persone.
L’ascolto attivo è un atto intenzionale che focalizza la nostra attenzione nel cogliere quanto l’altro ci riferisce, sia in modo esplicito, sia in modo implicito. Impegna a riflettere su ciò̀ che si ascolta tramite un consapevole sforzo di riflessione sulla comunicazione.
Ascoltare attivamente implica la capacità di dedicare completa attenzione all’altro, sospendendo i propri giudizi e cercando di fare proprio il punto di vista dell’altro per comprendere appieno ciò che egli vuole comunicare. In questo modo l’ascoltatore si assume attivamente la responsabilità di capire i contenuti di quanto che viene detto, non fermandosi alle parole ma “ascoltando” tra le righe.
Cosa fare per esercitare un ascolto attivo e praticare una comunicazione efficace
Ascoltare per capire è il fondamento da cui partire per la comunicazione efficace. Quando ascolti attivamente con l’intento di comprendere a fondo passi da un monologo a una conversazione. Sei altrettanto interessato all’altra persona, alle sue idee e alle sue sfide quanto lo sei nell’esporre i tuoi punti di vista.
Per esercitare l’ascolto attivo occorre fare concretamente alcune cose:
- stare in silenzio, ascoltare e non interrompere;
- guardare l’altro e mostrare interesse;
- prestare attenzione a ciò che dice e a come lo dice;
- rispettare e accettare, non partire col pregiudizio o almeno metterlo a tacere;
- essere aperti e flessibili, lasciarsi coinvolgere dal mondo dell’altro;
- verificare la comprensione di quanto ascoltato, ovvero chiedere conferma all’altro di quanto abbiamo inteso. È l’unico modo per avere certezza di avere compreso fino in fondo!
Mettendo in atto questi comportamenti diventa più semplice la connessione col mondo dell’altro e l’ascolto aumenta, essendo più completo e consapevole. Una volta compreso chi abbiamo di fronte, non sarà difficile costruire una comunicazione adatta a quella persona.
Se dedichi almeno metà del tuo tempo all’ascolto, le conversazioni diventano più facili e coinvolgenti. Non devi essere tu a guidarle, perché l’altra persona contribuisce con nuove idee e punti di vista personali.
Accorgimenti pratici per ascoltare attivamente e comunicare con efficacia
Ci sono diverse tecniche che possono supportarci nell’essere maggiormente efficaci nella comunicazione:
- rispondere alle emozioni: ascoltare e comunicare con uno sforzo di riflessione. Le parole possono assumere significati diversi per ciascuno di noi e sforzarci di arricchire il contenuto con l’emozione associata può essere prezioso.
- Fornire elementi di interesse: possono essere esclamazioni o suoni, cenni, che comunicano all’interlocutore che ci sono ascolto e interesse.
- Ripetere o riassumere: ripetere le ultime affermazioni dell’interlocutore incoraggia nel proseguire il discorso.
- Integrare e costruire sulla base delle idee e dei suggerimenti del nostro interlocutore.
Oltre a mettere in pratica queste tecniche che supportano nell’attivare un ascolto completo, bisogna avere cura del contesto e cercare di rimuovere le distrazioni.
In ogni conversazione dedica il 100% dell’attenzione all’altra persona. I dispositivi mobili sono fonte di distrazione ed è opportuno spegnerli, metterli in silenzioso o riporli altrove quando si decide di avviare una comunicazione basata sull’ascolto attivo.
Mantieni un contatto visivo intenzionale, che è la firma emotiva di ogni relazione: così si stabilisce completa fiducia e presenza.
Se qualcuno cerca di interrompere segnala con un’alzata di mano che non è il momento, che sei concentrato su un’attività che richiede ancora tempo.
Il segreto di una comunicazione efficace
La prima regola dell’ascolto è partire dal presupposto che l’altro abbia qualcosa di interessante da dire.
Il modo più rapido per creare un legame autentico con qualcuno è affrontare ogni conversazione desiderando imparare qualcosa di nuovo. Tu sai già cosa hai da dire: esplora ciò che hanno da dire gli altri, ciò che provano, pensano e vivono. Interessati a loro come persone, al di là del ruolo che ricoprono.
Attenzione però, il tuo interesse deve essere autentico e non una semplice tattica: solo così avrai posto le basi per una comunicazione efficace e sarai percepito come un interlocutore a cui importano le persone e i contenuti che condividono.